Dalam era digital saat ini, pengelolaan undangan resmi perusahaan harus lebih efisien, aman, dan mudah diakses. Untuk itu, hadir aplikasi undangan berbasis web yang memungkinkan perusahaan menerima undangan, mengonfirmasi kehadiran, dan memudahkan check-in di lokasi acara melalui QR Code.
Sebelumnya, berikut diagram alur kerja aplikasi ini :
Tujuan Aplikasi
Aplikasi ini bertujuan untuk:
- Memberikan pengalaman undangan digital yang aman bagi perusahaan.
- Memudahkan admin mengirim undangan, memantau kehadiran, dan mencetak QR Code.
- Mempercepat proses check-in tamu di hari acara.
- Menyediakan data kehadiran yang akurat dan real-time.
Alur Kerja Aplikasi
- Data Perusahaan dan Token Login
Setiap perusahaan yang diundang memiliki ID unik dan token rahasia di database. Token ini memastikan keamanan dan privasi, sehingga perusahaan hanya bisa mengakses data mereka sendiri. - Pengiriman Undangan oleh Admin
Admin mengirimkan link undangan beserta ID dan token perusahaan. Link ini dapat dikirim melalui email, WhatsApp, atau metode digital lainnya. Perusahaan cukup membuka link untuk mengakses halaman undangan. - Login dan Konfirmasi Kehadiran Perusahaan
Perusahaan login menggunakan ID dan token. Setelah masuk, mereka mengisi form konfirmasi hadir atau tidak hadir. - Input Nama Perwakilan
Jika perusahaan hadir, mereka dapat menambahkan nama perwakilan yang akan hadir. Jumlah minimal 1 orang dan maksimal 5 orang. Jika tidak hadir, sistem otomatis mencatat jumlah perwakilan sebagai 0. - QR Code dan Cetak Undangan
Setelah konfirmasi, aplikasi membuat QR Code unik untuk perusahaan. QR Code ini dapat dicetak sebagai bagian dari undangan resmi. QR Code berisi informasi perusahaan dan perwakilan yang hadir, memudahkan proses check-in di lokasi. - Check-In di Acara
Resepsionis di lokasi cukup melakukan scan QR Code. Setelah dipindai, daftar nama perwakilan muncul secara otomatis, dan resepsionis dapat menandai siapa saja yang hadir. Semua data langsung tersimpan di sistem.
Keunggulan Aplikasi
- Simple dan mudah digunakan: Perusahaan hanya perlu login dengan ID dan token.
- Efisien dan aman: Token unik menjaga keamanan data.
- Digitalisasi undangan: Mengurangi penggunaan kertas dan mempercepat proses check-in.
- Data real-time: Kehadiran tercatat langsung di sistem, memudahkan laporan.
- Skalabilitas tinggi: Cocok untuk acara kecil maupun besar.
Berikut Tampilan Dashboard Adminnya :
Berikut Tampilan Dasboard Usernya :
Kesimpulan
Aplikasi undangan resmi berbasis web ini memastikan proses undangan dan kehadiran perusahaan lebih efisien, modern, dan profesional. Dengan QR Code, admin, perusahaan, dan resepsionis dapat bekerja lebih cepat, mengurangi kesalahan, dan mendapatkan data yang akurat. Solusi ini menghadirkan pengalaman digital yang profesional, aman, dan mudah diakses untuk semua pihak yang terlibat.
Aplikasi ini akan terus di kembangkan untuk penambahan berbagai fitur lainya.
downlaod source codenya atau demo di link di bawah ini :
https://drive.google.com/drive/folders/1o72yN25VHf2002Q6lIvMQufb0pYA0avE?usp=sharing
Demo : http://inv50.nitimedia.com/
